クラウド化のメリット

ITが進化して便利なツールが世の中に多く出ている今、経営にITを活用するのはもはや必須といってよいでしょう。
特に、クラウドツールの活用が経営のスピードや効率・コスト・自由度を大きく左右させます。
ひいては売上に大きく影響してきます。
情報をクラウド化させることで
・インターネット回線だけ確保できれば、仕事のほとんどができるようになる
・場所に縛られない
・コミュニケーションにかかるコストが減る
・オフィスやデスクが整理されてスッキリする
・情報を探すのが楽になる
・顧客獲得・営業を含めたあらゆる業務の一部を自動化させることができる
などのメリットがあります。

事業のコアを知る

事業を運営するにあたってもっとも大事なことは、自分の事業のコア(目的・ビジョン)を知り、それに集中することです。
社長がそのビジョンに集中し、余計な業務に煩わされないようにすることが事業の推進を大きく左右します。

7つの習慣などで有名な、第二領域に集中してもらうことになるわけです。

 

緊急 緊急ではない

第一領域

  • 危機や災害、事故、病気
  • 締め切り直前のタスク
  • クレームへの対応
  • 自分がファシリテートする会議のとりまとめ

第二領域

  • 人間関係作り
  • 予防行為
  • 最新再生(自分を磨くこと)
  • 準備や計画
  • 適度な息抜き





第三領域

  • 無意味な電話やメールへの対応
  • 突然の来訪
  • 多くの会議
  • 無意味な接待や付き合い
  • 多くの報告書

第四領域

  • 暇つぶし
  • 長時間、必要以上の息抜き
  • だらだらとした電話
  • 世間話
  • その他無意味な活動

 

有名なこの図です。
ついでにお話すると、このマトリックスでよく誤解されていることが一つあって、第一領域つまり重要かつ緊急なことを知ってこなしていこうと言う方がおります。
確かに第一領域に集中していると、事業は前進しますし悪くない状態です。しかし、ベストな状態ではありません。緊急性の高い仕事はストレスも大きいですし、どうしてもその場を凌ぐために本当の生産ではない作業が生じてしまいがちだからです。
一流の人は第一領域の業務が発生しないように、第二領域に集中して仕事をしています。
もしくは第一領域のスタッフや外注など誰かに任せていたり、自分がその対応をしなくて済むような仕組みを作っています。
緊急になってから着手するような仕事は楽しくもないですしクリエイティブでもないです。
その前に体制や仕組みを整えたり、準備をしたり、シミュレーションや練習を重ねたりすることが何よりも重要といえます。

情報開示のポリシーを決める

経営の効率化を考える上で、最初に決めておくべきにも関わらず経営者の頭で曖昧に決めてしまったりしがちなのが、社内の情報をオープンにするか、しないかという問題です。
基本的に、会社の情報をオープンにしてスタッフに共有すればするほど、コミュニケーションや情報共有の手間やコストが減っていきます。
一方で、全ての情報を開示してしまっていると問題が起きる可能性があるものもあります。
  • 主力製品の製造方法
  • 顧客情報
  • 従業員の給与
  • 財務内容
など、会社によって社外秘にしたい事項や、社内でも制限の必要があるものはあると思います。
大切なのは情報の開示範囲を決めておくことで、区切りを明確にしないまま秘密を増やしてしまうと、これは出してよいのかどうかという議論が毎回起きてしまい業務の停止(スタッフのストレスや時間の浪費)につながってしまいます。
まずは制限をかけるべき事項を明確にし、それ以外の情報は社内には開示してしまうことによってスタッフのストレスと時間のムダを大幅に軽減することができます。
制限をかけるべき事項はなるべく最小限にして、共有する相手や部署を明確に決めておくことが大切です。
これはシステムや会議などの体制にも関わってきます。